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Beyond Prompt Crafting: Building Sustainable AI Documentation Workflows That Scale

  • Workshop
  • Artificial Intelligence (AI) in Technical Communication
  •  Caixia Li

    Caixia Li

    • Dometic
  •  Stefan Jung

    Stefan Jung

    • Dometic

Contents

Many documentation teams use AI ad-hoc—juggling inconsistent prompts, wasted review time, or fear of errors—without a plan to scale. This hands-on session moves beyond "prompt tips" to help technical writers and doc managers build sustainable AI workflows tailored to their team’s needs. Attendees will tackle real pain points (e.g., review bottlenecks, factual errors) and leave with three actionable tools: a customized workflow plan, a shared prompt library, and a quality control checklist. Perfect for teams ready to stop experimenting and start integrating AI thoughtfully.

Takeaways

Attendees will leave with a customized AI workflow plan, a starter prompt library, and a quality control checklist – ready to implement in their teams! It’s about building systems, not just skills.

Speakers

 Caixia Li

Caixia Li

  • Dometic
Biography

Ich bin ein technischer Redakteur mit einem etwas ungewöhnlichen Werdegang – ich habe als technischer Übersetzer angefangen und sogar kreatives Schreiben ausprobiert, was meine Fähigkeiten in Klarheit und Nutzerbindung enorm geschärft hat. In den letzten Jahren war ich bei Siemens tief in die Welt der Industrieautomation eingetaucht, wo ich Handbücher und Anleitungen für Dinge wie CNC-Maschinen und große Antriebe von Grund auf erstellt habe, in Zusammenarbeit mit Teams weltweit. Kürzlich bin ich zu Dometic gewechselt, wo ich mich auf Technologien für Wohnmobile und das maritime Leben konzentriere. Was mich derzeit wirklich begeistert, ist die Erforschung, wie KI die Art und Weise, wie wir technische Informationen erstellen und den Nutzern bereitstellen, revolutionieren kann.

I'm a technical writer with a bit of a unique path – I started in technical translation and even did some creative writing, which really honed my skills in clarity and user engagement. For the past years, I was deep in the world of industrial automation at Siemens, creating all the manuals and guides for things like CNC machines and large drives from the ground up, working with teams worldwide. I've recently moved to Dometic, focusing on tech for RVs and marine living. What really excites me now is exploring how AI can supercharge how we create and deliver technical information to users.

 Stefan Jung

Stefan Jung

  • Dometic
Biography

Ich leite ein globales Team für technische Dokumentation in einem renommierten internationalen Unternehmen. Ich bin ein leidenschaftlicher technischer Redakteur mit mehr als 15 Jahren Berufserfahrung. Darüber hinaus bin ich Softwareentwickler mit einem starken Fokus auf XML und Webtechnologien. Ich habe OSS-Tools für DITA auf github.com/stefan-jung mit oXygen XML entwickelt. Meine Tools helfen Menschen, DITA-Inhalte auf bequeme Weise zu erstellen.

I am leading a global technical documentation team in a prestigious international company. I am a passionate technical writer with more than 15 years of working experience. Further on, I am a software developer with a strong focus on XML and web technologies. I built OSS tools for DITA on github.com/stefan-jung using oXygen XML. My tools help people to create DITA content in a convient way.